Her dönemde ve her işletmede ihtiyaç duyulan alanlardan biri ön muhasebedir. Ön muhasebe, en basit tanımıyla bir oluşumda yer alan finansal verilerin takip edilmesidir. Fatura kesmek, fatura işlemek, tahsil etmek, stok kontrolleri, tahsilat aktarımları gibi süreci içerisinde bulunduran her başlığı kapsar.
İşin genel muhasebeye gidene kadar geçtiği birçok evrede ön muhasebenin parmağı bulunmaktadır. Ön muhasebe, genel muhasebeye gidecek olan evrakların meydana gelmesini, kategorize edilmesini, düzenlenmesini ve genel muhasebeye verilecek olan diğer sözlü ve yazılı raporların hazırlanması esnasında önem kazanmaktadır.
Ön Muhasebede Hangi İşlemler Yer Alır?
Ön muhasebede yer alan işlemler, firmaya ve firmanın içinde olduğu sektöre göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak finansal verilerin süreçlerini içeren ön muhasebe yer alan temel işlemler şu şekilde sıralanabilir:
- Fatura düzenleme, iletme ve gelen faturaları işleme
- Çek ve senet takipleri
- Bordro takipleri
- Nakit para akışının takibi
- Banka işlemleri
- Stok işlemleri
- Alacak ve borç takipleri
- Mutabakat işlemleri
Tüm bu işlemler, bir işletmenin rapor ve sonuçlarının doğru verileri verebilmesi için gerekli olan ve doğruluğunun son derece önemli olan işlemlerdir. EDM Bilişim yazılım sistemleri ön muhasebe paketlerine uygunluğu ile bilinmektedir. Birçok ön muhasebe süreçlerinde mükelleflerinin yanında olan EDM Bilişim, E- fatura, E-arşiv fatura – çek – senet – banka – stok – alacak – borç gibi bütün ön muhasebe süreçlerinde de mükelleflerine çeşitli hizmetler vermekte ve giderek büyümektedir.
Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?
Ön muhasebenin nasıl tutulacağı da diğer konularda olduğu gibi yine firmaların işleyişine göre değişebilir. Aynı şekilde ön muhasebenin kaç kişi tarafından tutulacağı da değişir. Entegratör firmalar birçok kişinin aynı anda verilere ulaşabilmesi açısından da büyük kolaylık sağlamaktadır. Firma çok büyük ve hacimli işlemlere sahipse iş bölümleri yapılarak ön muhasebe tutulabilir. Ancak daha küçük firmalarda tek kişi ön muhasebeyi tutabilir.
Ön muhasebenin tutulmasında EDM Bilişim ve benzeri portalların kullanımından sonra EXCEL büyük önem taşımaktadır. Bunlara ek olarak diğer çeşitli muhasebe programları kullanılabilir. Genelde küçük işletmeler defter ile ön muhasebe tutarken, daha büyük işletmeler EXCEL ya da basit ön muhasebe programları ile ön muhasebelerini tutabilirler.
Ön Muhasebe Tutmanın Avantajları
Ön muhasebe, firmaların kendi süreçleri hakkında bilgi verir. Bu yüzden ön muhasebe işlemlerinin doğru ve eksiksiz şekilde yapılması oldukça önemlidir. Firma borç alacak takiplerini, cari takiplerini, tahsilat süreçlerini, nakit akışlarını, stok dengelerini, işletme sermayesi kullanımlarını ön muhasebenin başarılı olarak tutulması durumunda doğru şekilde görebilir. Ön muhasebe tutmanın firmalara kazandırdığı avantajlardan bazıları şunlardır:
- Sahip olunan nakit para ve likitler güncel olarak takip edilebilir.
- Ödeme planı doğru şekilde yapılır.
- Borç alacak takipleri doğru şekilde yapılır.
- Vergi ödemeleri gibi gecikmeye girmemesi gereken önemli konular takip edilir.
- Stok takipleri ve stok durumları kontrol edilir.
- Fatura gönderme ve alma süreçleri dikkatli olarak takip edilir, fatura gönderimi, fatura işlenmesi, iadesi ve kabulü gibi işlemler zamanında ve eksiksiz olarak yapılır.
Firmalar, ön muhasebelerinin ne kadar sağlam ve sağlıklı olduğuna bağlı olarak firmaları ile ilgili doğru kararlar verebilir. Örneğin stok takibinin doğru olarak yapılmadığı durumda, firma olması gerekenden fazla ya da eksik mal alabilir. Bu da nakit ve kaynak kullanımına sebep olacağı için firma için olumsuz durumlara sebep olabilir.
Aynı şekilde alacak takiplerinin ve tahsilatların doğru ve zamanında takip edilmemesi, mevcut alacaklarının zamanında tahsil edilmemesine ve bu durumun da işletme sermayesini yemesine sebep olabilir. Tüm bu avantajlar ve olası zararlar göz önünde bulundurulduğunda ön muhasebe tutulmasının öneminin yanı sıra, ön muhasebenin doğru olarak tutulması da çok önemlidir. Ön muhasebe işleminde yanlış ne kadar çok olursa, firma da o kadar zarar görür.
